Interim Executive Assistant Secretaresse | Tilburg Universiteit

📚 Tilburg University is op zoek naar een TIJDELIJKE MANAGEMENT OFFICE ASSISTANT / EXECUTIVE SECRETARESSE voor de Secretaris van Tilburg Law School, binnen de afdeling Public Law & Governance. Vanwege organisatorische veranderingen, onderbezetting en ziekteverzuim heeft onze opdrachtgever behoefte aan een tijdelijke vervanging voor de korte termijn.

DEADLINE VOOR SOLLICITATIES & ARBEIDSVOORWAARDEN BELANGRIJK: Wij ontvangen sollicitaties uitsluitend tot en met 7 januari 2026. Startdatum: 26 januari 2026 Einddatum: 30 april 2026 Mogelijkheid tot verlenging: Contractverlengingen zijn mogelijk voor een maximale periode van 6 maanden.

Op wekelijkse of tweewekelijkse basis wordt beoordeeld of verlenging plaatsvindt. Maximale verlenging tot 31 oktober 2026.

Werkuren: 32 of 40 uur per week Locatie: Campus van Tilburg Universiteit, Nederland WAAROM DEZE FUNCTIE? Je komt te werken binnen het University Services & Schools Management Support-team, onderdeel van de divisie Facility Services.

Deze divisie is verantwoordelijk voor de coördinatie van managementondersteuning op het gebied van opleidingen, kennisdeling, processtandaardisatie en HR-gerelateerde zaken. Je maakt deel uit van de Facility Services Division, die verantwoordelijk is voor Facilitair Beheer, Inkoop, Schoonmaak, Catering, Beveiliging en Vastgoeddiensten voor de volledige campus van Tilburg University.

Daarnaast adviseert en bepaalt deze divisie beleid dat directe impact heeft op alle genoemde diensten en daarmee op de gehele academische gemeenschap en medewerkers, inclusief het College van Bestuur en speciale gasten. Deze opdracht is ideaal als je interesse hebt in een juridische academische werkomgeving, waar je samenwerkt met juridische onderzoekers en ondersteuning biedt aan de afdeling bij onder andere algemene verzoeken, administratieve werkzaamheden voor evenementen, vergaderingen en dienstreizen, onboarding van nieuwe medewerkers en het verwerken van financiële documenten.

Een perfecte functie voor een gevorderde universitaire student (bijv. Rechten, HR, Administratie, Event Management) of een (Assistent-)Secretaresse met een nieuwsgierige, daadkrachtige en leergierige instelling!

OVER DE OPDRACHT & VERANTWOORDELIJKHEDEN Je rapporteert functioneel aan een Manager binnen de afdeling Public Law & Governance en hiërarchisch/technisch aan de divisie University Services & Schools Management Support. Taken en verantwoordelijkheden: Algemene secretariële en administratieve werkzaamheden zoals telefoon, e-mail, archivering, bestellen van kantoor- en IT-middelen, catering voor evenementen, enz.

Facilitaire taken, waaronder vaatwasserbeheer, plattegronden, visitekaartjes, onderhoud van werkplekken en postvakken. Beantwoorden van vragen en ondersteuningsverzoeken met betrekking tot academische, onderwijs- en onderzoeksthema’s.

Praktische voorbereiding van onboarding van nieuwe medewerkers en offboarding van medewerkers en externen (bijv. werkplek, laptopbestellingen, sleutels, welkomstpakketten). Volledige organisatie van reis- en verblijfarrangementen voor hoogleraren, speciale gasten en het College van Bestuur.

Tijdige verwerking van facturen, correct bijhouden van administratie en financiële overzichten van uitgaven. Samen met HR organiseren van teambuildingactiviteiten, welzijnsinitiatieven, lunches, diners en borrels.

Ondersteunen van vergaderingen en evenementen, waaronder zaalreserveringen, catering, recepties en diners, inclusief gastontvangst en het verzorgen van attenties. JOUW WERKSTIJL Oplossingsgericht; je denkt in oplossingen.

Organisatiesensitief; je begrijpt wat er speelt en hoe je het team en interne klanten kunt ondersteunen. Zelfstandig; je hebt geen voortdurende aansturing nodig.

Sterke communicatieve vaardigheden. Servicegericht; je zorgt graag voor mensen en processen.

Detailgericht. Je beschikt over executive presence.

MINIMALE VEREISTEN Minimaal een afgeronde opleiding op HBO-niveau of hoger (WO). Minimaal 5 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur meer dan 7 jaar.

Beschikbaar vanaf 26 januari 2026. Minimaal 32 uur per week beschikbaar.

Ideaal 40 uur per week. Je werkt op locatie op de campus van Tilburg University, minimaal 4 dagen per week.

Aantoonbare kennis en ervaring met Microsoft Office 365 (Excel, Word, PowerPoint, Outlook). Servicegericht en nauwkeurig.

Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal. Goede beheersing van de Engelse taal.

Werkervaring binnen een universiteit of HBO-instelling, of vergelijkbaar. Werkervaring binnen een (semi-)publieke organisatie, of vergelijkbaar. 👉 SOLLICITEER ZO SNEL MOGELIJK!

Our Core values at TheHRchapter ✔️ Transparency: We believe in transparent and smooth recruitment processes. You will get feedback from us. ✔️ Candidate experience: Perfect blend between automated and humanized recruitment processes.

Don't hesitate to ask us for feedback, anytime. ✔️ Talented pool: We bring highly-skilled motivated candidates to our clients. Our candidates match their company values and management style. ✔️ Diversity and inclusion: There is no place for discrimination and intolerance.

We care about diversity awareness and respect for any differences.